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6 aplicativos para organizadores de eventos que facilitam a vida!

Já teve a experiência de participar de algum evento corporativo e sentir que tudo foi feito em cima da hora? Provavelmente, se os responsáveis utilizassem alguns dos principais aplicativos para organizadores de eventos, o resultado seria outro.

A organização é algo fundamental em qualquer momento das nossas vidas, especialmente quando se trata de arquitetar um projeto de algum evento, que demanda efetuar contatos com empresas especializadas, conferir o número de participantes, estipular as atividades, entre outros aspectos cruciais.

Por isso, trouxemos uma lista com 6 apps que vão facilitar sua vida nesse quesito e podem mudar seu conceito de organização. Leia até o fim e confira!

1. Evernote 

O Evernote consegue proporcionar aos usuários todas as informações que precisam, isto é, você pode adicionar tarefas, inserir comentários, marcar assuntos aos quais tenha que pesquisar depois etc. É possível criar blocos de notas em diversos formatos diferentes, utilizando de recursos como fotos, vídeos, áudios, capturas de imagens da web e, até mesmo, arquivos em extensão PDF.

Pelo simples fato de o aplicativo facilitar o compartilhamento de ideias em qualquer dispositivo que use, isso o torna uma ferramenta estratégica incrível e que acrescenta muito em seu trabalho de organizador de eventos. Ordem e criatividade são palavras-chave no Evernote, pois com poucos toques na tela é possível criar um mundo de opções que ajudem no dia a dia.

Já pensou em desenvolver roteiros de viagem para diferentes tipos de equipe? Pois bem, com o Evernote isso pode virar realidade, de modo que cada anotação tenha uma foto ilustrando suas observações a respeito do local. Vale lembrar que o aplicativo tem ótimas ferramentas para divulgar, coletar conteúdos, montar listas e construir slides de apresentação algo que pode auxiliar na sua prospecção de vendas.

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2. Trello 

Baseado no método de organização japonês Kanban, que consiste em controlar os fluxos de produção por meio de etapas representadas por cartões ou post-its, o Trello é um dos aplicativos para organizadores de eventos que mais faz sucesso. Com ele você pode cadastrar os membros da sua equipe e tornar o planejamento ainda mais prático, delegando as devidas funções e a jornada que cada um deve percorrer até a conclusão.

Como o app dá a possibilidade de customizar as colunas, seria interessante você aproveitar o layout intuitivo do Trello para aplicar o funil de vendas, de modo que seja visível cada estágio e as estratégias para engajar o público participante do evento. Os ajustes nas listas são feitos de acordo com as necessidades dos usuários, sendo que cada cartão permite acrescentar milhares de dados pertinentes ao evento.

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3. Todoist

Quem costuma pensar que o Todoist é um mero gerenciador de listas, ao navegar pelo aplicativo acaba mudando de ideia rápido, pois percebe que ele conta com várias funcionalidades que podem surpreender seus usuários. Qualquer pessoa incumbida de planejar um evento corporativo deve ter esse app instalado, porque ele dá o verdadeiro sentido de um projeto com começo, meio e fim.

O design é bem intuitivo e você pode delimitar datas de vencimento para cada etapa que tem da organização, tais como conversar com fornecedores, decidir o local do evento, estabelecer o número de participantes e assim por diante. O Todoist tem uma sincronização em tempo real com todas as plataformas e aparelhos, sem contar que você pode monitorar sua produtividade por meio de objetivos diários ou semanais.

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4. Google Drive 

Vamos imaginar que você e outros gestores sejam convidados para participar de uma Famtour, a fim de conhecer melhor o destino que pretendem realizar um evento internacional, por exemplo. Bem provável que você queira mais informações do local, mas carregar vários folhetos na mão, convenhamos que é desconfortável, certo? 

Nessas horas é que o Google Drive facilita muito a vida de qualquer pessoa que pretende organizar algo, pois, no exemplo dado, você pode solicitar alguns arquivos importantes sobre a cidade e armazená-los no aplicativo, afinal, são 15 GB de memória. Embora seja mais utilizado nos desktops, a versão mobile é muito prática para quem deseja gerir o tempo da melhor maneira possível.

Basta apenas ter uma conta do Google que você pode usufruir de todos os benefícios que a plataforma disponibiliza, como a criação de pastas personalizadas, compartilhar arquivos com outras pessoas, formar um portfólio etc. Além disso, o Drive oferece integração com o bloco de notas Keep, o questionário Forms, o editor de texto Docs, a planilha Sheets e outros aplicativos do Google.

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5. Asana

Já com o Asana você pode marcar lembretes e insights que facilitam o planejamento dos eventos, de maneira que o projeto tenha uma estrutura qualificada e fique mais tranquilo delegar tarefas posteriormente. As atualizações de colegas de trabalho, funções de cada pessoa e suas responsabilidades podem figurar no aplicativo e, com isso, ajudar a filtrar só o que realmente vale a pena para o evento.

É possível organizar as tarefas em listas ou quadros, cujo propósito é otimizar a produtividade dos organizadores e conferir uma tela mais limpa e fluída para anotar o que for preciso, mesmo que esteja sem internet. A interação é um dos diferenciais do Asana, porque os usuários podem formular perguntas para saber como está o andamento do projeto, criar campanhas de divulgação e compartilhar materiais.

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6. Gerenciador de Páginas 

Evidente que a rede social mais famosa do mundo não poderia ficar de fora, tendo em vista que a plataforma de Mark Zuckerberg é excelente para desenvolver, anunciar e acompanhar qualquer tipo de evento corporativo. No entanto, por mais que tenha o aplicativo do Facebook, existe uma alternativa específica que facilita o trabalho na hora de verificar como está o progresso dos eventos: o gerenciador de páginas.

Com esse aplicativo, você pode estabelecer conversas mais precisas com o público que participará da viagem de incentivo ou reunião corporativa, levando em conta que é uma poderosa ferramenta para gerar leads qualificados e potencializar os negócios. Por lá é possível separar o lado pessoal do profissional e focar em ações que deixem o evento ainda mais enriquecedor, sempre utilizando de boas estratégias de marketing.

Você consegue mensurar dados relevantes que podem servir como gatilho em futuras campanhas de incentivo, tais como o volume de interações com as postagens, a faixa etária do público interessado no evento, as recomendações da marca etc. Caso queira aproveitar outros recursos de engajamento, pode-se criar lives para conversar com o público e mensagens automáticas que facilitam o atendimento via inbox.

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Portanto, perceba que a internet dispõe de um manancial de alternativas interessantes, sendo que os aplicativos para organizadores de eventos podem potencializar o sucesso do projeto e fazer com que tudo esteja devidamente planejado.

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