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Como fazer a gestão dos orçamentos do seu evento?

Na hora de realizar campanhas motivacionais com os colaboradores ou, até mesmo, reuniões de divulgação de produtos para os clientes, você costuma fazer um orçamento de eventos? 

Se a sua resposta foi “não” para a pergunta anterior, então é melhor reavaliar alguns conceitos, pois o orçamento é algo imprescindível para montar eventos corporativos e viagens de incentivo tendo a noção de como gastar com consciência.

Neste artigo, veja tudo que precisa saber a respeito do assunto e tome nota de dicas fundamentais para realizar algo que esteja dentro da verba disponível. Confira!

Defina as prioridades do evento

Bom, antes de sair gastando por aí a torto e a direito, você precisa levar em conta as metas e os objetivos do evento, afinal, muitas vezes os gestores tomam decisões precipitadas por não atentarem a esse planejamento. Por mais que seja legal proporcionar algo fantástico, nem sempre é possível reservar um bom dinheiro para suprir as vontades da empresa.

Sabendo disso, converse com as pessoas envolvidas na organização e entenda o que realmente é necessário, pois isso evitará gastos irrelevantes que podem comprometer o fluxo de caixa da companhia. Avalie as propostas e os projetos disponíveis, sendo que é imprescindível um olhar clínico para assegurar que o propósito do evento tenha o seu devido alcance esperado.

Estabeleça os gastos totais 

Essa é aquela hora em que o pessoal de contabilidade fica de olho arregalado, pois, por mais que o marketing tenha excelentes ideias, nem sempre é possível transpor o que está no papel para a realidade. É importante avaliar todos os custos e as despesas envolvidas nesse processo, de modo que você e sua equipe tenham apenas a preocupação com o bem-estar dos convidados.

Veja quais são os gastos que podem ser pagos à vista ou a prazo, porque isso ajuda a determinar o seu orçamento de caixa, levando em consideração as entradas, as saídas e se houve excedente para investir ou necessidade de caixa para financiar. Em casos de eventos abertos ao público por meio de ingressos, os informes de gastos ajudam a precificar melhor a inscrição, mas não se esqueça de calcular o ROI, viu?!

Pesquise várias alternativas 

Para comprar um produto que deseja, você costuma ir à primeira loja que vê pela frente ou faz uma pesquisa minuciosa sobre as melhores ofertas? Pense bem na sua resposta, pois ela pode ser decisiva para estabelecer um orçamento de eventos, afinal, é preciso ter consciência em relação aos gastos para não levar gato por lebre por aí.

Por isso, não foque apenas no primeiro serviço que conhece e pesquise ao máximo para garantir que o evento transcorra da melhor maneira possível, principalmente em se tratando da proporção que ele pode causar na empresa ou na sociedade. Faça várias cotações e busque por alternativas, ou seja, tenha sempre um plano B, C ou D para minimizar os riscos de cometer gafes e tornar a organização um fiasco.

Crie uma lista de etapas 

Nesta etapa do processo, reúna todas as informações que conseguiu até agora e coloque em uma planilha ou aplicativo, uma vez que isso auxilia a orientar as ações da equipe para que tudo saia dentro dos conformes. Documentar o orçamento de eventos é um passo fundamental para obter o sucesso que espera, portanto, veja abaixo um checklist de dados que não podem faltar na sua planilha.

Aluguel

Sendo um dos aspectos mais importantes da organização dos eventos corporativos, a locação do espaço precisa ter colunas que informem se a empresa pretende pagar por dia ou por hora. Inclusive, leve em conta se há alguma taxa inclusa em relação ao uso do espaço destinado, pois quaisquer gastos extras devem ser mencionados para evitar surpresas posteriores.

Infraestrutura

É fundamental analisar a infraestrutura do local orçado, não só por conta do número de lugares, mas em relação à tecnologia disponibilizada, às rotas de saída e aos espaços necessários para realizar algo do nível que o seu público espera. Essa estimativa do tamanho do evento ajudará a entender a necessidade da empresa em termos de ingressos, horários e o número de colaboradores.

Fornecedores 

Saiba identificar o melhor custo-benefício em relação aos fornecedores também, especialmente aqueles que cuidam das comidas e bebidas, pois isso pode impactar consideravelmente no orçamento. Sempre que possível, faça parcerias estratégicas com DMCs, porque as empresas locais podem direcionar seus planos de acordo com a estrutura turística e comercial do lugar.

Som e iluminação

Boa parte dos eventos corporativos têm palestras especiais para os convidados, o que só ressalta a importância de ir atrás de um bom sistema de som para que o evento tenha uma boa desenvoltura. Além disso, caso o ambiente não seja ao ar livre para aproveitar a iluminação natural, logo se deve verificar se o local escolhido tem uma boa estrutura em relação a energia, evitando que as pessoas fiquem na penumbra.

Transporte 

Principalmente em se tratando de viagens de incentivo, a parte da logística é muito importante de ser avaliada, pois é preciso definir os melhores roteiros para que o evento seja uma experiência inesquecível. Inclusive, se for um programa motivacional que tenha uma viagem ao exterior, por exemplo, vale cotar os preços de passagens para que as conexões aéreas estejam dentro do orçamento disponível.

Material gráfico 

Em feiras empresariais, congressos, simpósios, workshops e demais tipos de eventos, os flyers costumam ser um recurso bem simples e barato para chamar a atenção do público. Caso seja interessante para o propósito da empresa massificar a segmentação, vale a pena ficar de olho nos preços dos materiais gráficos, separando por tamanhos e tipos para definir o que será mais viável.

Segurança e limpeza

Obviamente que a parte de segurança não pode faltar no orçamento de eventos, afinal, o público precisa se sentir confortável no ambiente para apreciar a programação, especialmente se tiver palestrantes muito conhecidos. A parte da limpeza também é um dado que deve estar na planilha, pois nem sempre o locatário disponibilizará esse serviço para a empresa contratante.

Portanto, perceba que para fazer um orçamento de eventos não tem muito segredo, basta apenas saber o que quer, ter controle quanto aos gastos e marcar todas as possíveis despesas para planejar tudo direitinho.

Gostou da ideia e quer fazer seu orçamento ainda hoje? Então baixe agora mesmo a nossa planilha planejadora de eventos corporativos para organizar tudo!