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Tecnologia em eventos: como acompanhar e não ficar para trás?

Se você tem a pretensão de aprimorar a divulgação e o planejamento de reuniões corporativas, pensando até mesmo em técnicas de vendas que tragam bons resultados, melhor sair do tempo das cavernas e abraçar a tecnologia em eventos o quanto antes.

Quando se usa os diversos recursos tecnológicos a favor da gestão de eventos, a tendência é que você consiga minimizar erros humanos, oferecer maior interação com o público, proporcionar um alcance massificado e ainda ajudar na sustentabilidade.

Sendo assim, trouxemos algumas dicas essenciais que você precisa colocar em vigor para aproveitar as tendências de mercado e criar eventos inovadores. Confira!

Venda os ingressos via internet 

Com a premissa de garantir maior comodidade ao público, tendo em vista que não é preciso se deslocar até uma bilheteria física para realizar a compra do ingresso para um evento, a venda por meio da internet é algo que chegou para ficar de vez. O fato de resolver algo simples em apenas poucos cliques faz com que tanto a agência promotora do evento quanto o público otimizem tempo.

Trabalhar com a possibilidade dos organizadores de eventos venderem pela internet deve ser a primeira ideia colocada em pauta, porque isso se torna uma excelente ferramenta para controlar o número de pessoas que se interessam pelo evento em si. A partir disso é possível gerar listas específicas, desenvolver campanhas de marketing direcionadas e ainda mensurar dados relevantes às estratégias de negócio.

A conveniência de comprar via dispositivos móveis ou computadores é uma forma de atrair diversos nichos de público, principalmente aqueles que não teriam como aguardar horas em filas para retirar a credencial. Inclusive, mediante a confirmação de cadastro online, pode-se conferir os dados no dia via QR Code ou NFC (Near Field Communication) tecnologia comum em pagamentos por aproximação.

Busque aplicativos que disponibilizam a programação 

Quem nunca passou pela experiência incômoda de participar de um evento e notar que tudo foi decidido às pressas, não faz ideia do que é reparar o desespero estampado na face dos organizadores. Pois bem, você não precisa passar por um sufoco assim, desde que haja o mínimo de planejamento e aproveite a tecnologia em eventos para obter uma tomada de decisão eficiente. 

Se você pesquisa as tendências, deve saber que a utilização de aplicativos para acompanhar a programação facilita muito a vida, afinal, ninguém quer perder tempo alimentando planilhas ou anotando em bloquinhos de papel, não é mesmo? O armazenamento das informações na nuvem é muito mais prático, pois você pode agendar datas, conferir prazos, delegar tarefas e preparar eventos com facilidade.

Faça a divulgação por redes sociais 

Que o marketing de conteúdo é uma das maneiras mais utilizadas para divulgar produtos, serviços e marcas, isso ninguém pode duvidar, não é verdade? Só que algo que ressalta aos olhos das pessoas e faz com que a divulgação na internet ganhe ainda mais notoriedade é a oportunidade de fazer tudo por meio das redes sociais o maior canal de comunicação que existe entre empresas e público hoje em dia.

Ao promover seu evento em mídias como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter e tantas outras, os organizadores tem mais chances de engajar o público-alvo e, de quebra, identificar as necessidades dos possíveis decisores. Entenda que para prospectar com qualidade é preciso estar no ambiente ao qual os futuros leads se encontram, construindo assim um relacionamento de confiança.

Todavia, lembre-se que cada rede social tem suas particularidades e que, por isso, deve-se observar as melhores práticas para desenvolver perfis que gerem comentários, compartilhamentos e, naturalmente, interesse das pessoas em contar com seus serviços. Jamais esqueça do potencial deste canal de comunicação, principalmente no que se refere a viralização de conteúdo e alcance global das marcas.

Realize a interação das pessoas com conteúdos digitais 

Nem sempre um evento corporativo precisa ser algo sisudo em que os colaboradores estão todos formais a espera de palestras dos gestores, muito pelo contrário, toda a estrutura pode ser aplicada de modo que haja equilíbrio entre as atividades. Uma maneira de impulsionar o engajamento do público e utilizar a tecnologia em eventos é colocar conteúdos que necessitem de interação.

Totens espalhados pelo ambiente do evento, por exemplo, mostrando algumas curiosidades da empresa é uma forma de prender a atenção do público. Além disso, pensando em viagens de incentivo, nada como utilizar a realidade virtual para emular a sensação de estar em uma determinada cidade, o que pode ser um diferencial competitivo para agências venderem pacotes de turismo corporativo inclusive.

Coloque drones para cuidar da parte visual 

Dentro do orçamento definido para um evento sempre deve ter espaço para o serviço de fotografias e filmagens, porém, nem sempre é possível encontrar preços camaradas que estejam de acordo com as possibilidades da empresa. Uma maneira de realizar essa parte sem onerar tanto nas finanças é utilizar de drones para captar as principais imagens do evento.

Essa é uma tecnologia que vale a pena inserir nessas ocasiões, especialmente quando há muita gente e a mobilidade de fotógrafos é quase nula. Com os drones é possível fazer uma cobertura ao vivo, registrar imagens panorâmicas e ainda mapear o local de forma segura, no entanto, avalie a legislação vigente na cidade e, se possível, conte com um DMC para orientar a respeito do que pode ou não ser feito no ambiente.

Utilize impressoras 3D 

Provavelmente você já deve ter ouvido falar das maravilhas proporcionadas pela tecnologia de impressoras 3D alguma vez na vida, mas não fazia ideia de como isso funcionaria na prática, certo? Então saiba que elas podem ser de suma importância para os eventos corporativos ou viagens de incentivo, isso porque é uma forma econômica de produzir os próprios souvenirs e distribuir brindes personalizados.

Desde a configuração do cardápio das refeições corporativas até a interação das pessoas, pode-se aplicar esse recurso tecnológico como chamariz, de modo que seja possível inovar de verdade. Já pensou um evento realizado em Punta del Leste, por exemplo, com brindes em escala de alguns dos pontos turísticos? Essa é uma possibilidade incrível e que pode gerar boas avaliações do público participante.

Para finalizarmos, perceba que a tecnologia em eventos passa por processos de adaptação constantes, sendo necessária para aprimorar as vendas, a divulgação e o desenvolvimento de uma estrutura qualificada do começo ao fim.

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